无纸化办公成为效率提升的制胜法宝
    当前中国经济建设进入新的调整时期,宏观经济环境和产业经济发展面临重大政策和战略变革,WTO要求的对建设领域全面开放,国外工程公司和设计事务所大规模涌入,必然会对我国设计院过去相对封闭的竞争环境形成强烈地冲击。在政策的引导和市场的压力之下,我国的许多设计院都在逐步向工程公司转型,伴随着价值链的延长,企业的管理难度必然增大,这也就对设计院的内部管理和效率提升提出了迫切的要求。
  基于上述环境的要求,设计院必须向“效率化”发展才能在激烈的市场竞争中立于不败之地,为了使国内的设计院能够在这种日趋激烈的竞争环境中生存和发展,提升企业的运行效率是提高设计院核心竞争力的重要手段之一。而整体效率的提升有两个主要途径:设计人员个人效率的提升和设计院组织效率的提升。设计人员个人效率的提升都是散布在各个点上的力量,这些力量会对企业带来一定的推动作用,但同时由于这些力量在运动过程中的不同步或不协调,也可能导致这些力量之间产生相互的抵消。因此,设计院效率提升要解决的一个最重要的问题是如何把这些点上的力量互相协同,凝聚成一股合力,实现组织效率的提升,那就是流程的优化!
     南京优泰科技发展有限公司着眼于设计行业的流程需求,基于强大的开发团队在原有的优泰电子签章系统(UTC ESeal System)基础之上设计出了优泰“Sign One”体系。让我们来看看优泰“Sign One”体系是如何在实际应用中解决设计行业的效率提升问题?
    中冶南方设计院是国内的老牌设计院,随着电子办公的不断深入,针对各类型文件、图纸的传统签章签名已成为制约其工作效率的瓶颈,而选择能完全满足集团需求的电子签章及审图产品就成了迫切需要解决的问题。该设计院为保证高质、高效的工作,在信息化方面投入了大量的精力、财力。其中域管理采用Microsoft最新的Server 2008操作系统,802.1x的接入认证。另有国际知名的项目管理软件P3E/C、计算机资源控制软件(防拷贝),以及自主研发的设计生产管理系统(编、校、审、批一体化流程)。基于其现有应用系统及网络,他们需要在生产系统中实现编、校、审、批各环节的电子签章,在文档流系统中实现文档内容完整性及签章有效性验证、在域控网络环境中建立CA服务、客户机自动识别USBKey中数字证书是否过期等。
    此项目需要优泰科技能将自己的产品无缝整合入客户自主开发的生产管理系统。整个项目中除去针对管理系统的整合与开发,电子签章产品还需要适应多个电子公文与图纸设计平台,其难度与近乎苛刻的需求可想而知。带着庞大而又精细的需求,该集团下属的设计院进行了严格的项目前期调研、审查工作。最终选定优泰来提供其一整套的电子签名解决方案。
    针对客户采用域管理的方式,且编、校、审、批各环节牵涉人员众多,而其工作人员出差频繁流动性大的特点。优泰科技为客户设计了基于优泰“Sign One”核心体系的多种方式灵活共存的签章模式:
一、对于企业内部的用户,使用优泰“Sign One”体系的“在线签章”模式。
    在USBKey中只存数字证书,而印章、签名存储于签章服务器管理平台中。使用时,通过Key中数字证书验证签章者的身份,通过验证后方可从签章服务器中调用对应用户存放的印章、签名进行签章工作。
二、对于出差的用户,使用优泰“Sign One”体系的“离线签章”模式。
    签章系统管理员对USBKey进行授权,并限制使用次数,返回后管理员再对USBKey做“收回授权”处理。由此出差人员可以随时签章,而不必连接内网的签章服务器。管理员也可在其返还USBKey时,对签章人的签章信息进行查询和统计,而签章人无法更改任何信息。
三、对于公文与图纸,使用优泰“Sign One”体系的“AutoSign”自动签章模式。
    面对不断产生的大量待签公文、图纸,逐一手动签章过于机械、繁琐,从而导致工作效率的降低。使用优泰科技所独创的“AutoSign”签章模式,以Windows系统服务模式运行于设计院生产系统服务器中。服务器可自动对数量众多的图纸、文档进行签章验证、图纸文件内容比对、清除模板中空白签章框等功能;并妥善保管至安全的文档服务器。将办公人员与设计人员从烦琐的签章、签名工作中彻底解放出来。
   综上所述,无纸化办公将成为解决设计院行业效率瓶颈的制胜法宝,而优秀的电子签章软件产品又将成为新时代无纸化办公的又一利器。相信在蓬勃发展的世界经济舞台上,中国的设计院行业必将融合新的时代特征迈向辉煌!